РАЗДЕЛ VІ
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ПО РЕДА НА ЧЛ. 14, АЛ. 5 ОТ ЗОП
Чл. 55. (1) За всяка поръчка по чл. 14, ал. 5 от ЗОП заинтересованите лица изготвят предложения за избор на изпълнител на поръчката и ги представят на директора на ОУ“ Св.П. Хилендарски“, гр. Казанлък.
(2) Предложенията по ал. 1 се представят преди сключването на договори за възлагане на обществени поръчки на стойност по чл. 14, ал. 5, т. 1 от ЗОП или на договори за обществени поръчки за доставки или услуги на стойност по чл. 14, ал. 5, т. 2 от ЗОП (в случай, че ще се сключват такива).
(3) При избора на изпълнители следва да се имат предвид следният критерий:
фирмите/физическите лица да са специализирани в предмета на обществените поръчки и да имат доказан опит в областта, предмет на обществените поръчки.
(4) Предложенията за избор на изпълнител на поръчката, съдържат най-малко следната информация:
1. описание на предмета;
2. обосноваване необходимостта от възлагане на обществените поръчки по реда на чл. 14 ал. 5 от ЗОП и сключване на договори;
3. прогнозна стойност;
4. срок за изпълнение;
5. правното основание по ЗОП;
6. мотивирано предложение за избор на изпълнител на поръчките;
7. предложения за изпълнители;
8. средствата за финансиране на поръчките, предвидени в бюджета на училището или в бюджета по съответния договор;
9. отговорници за изготвяне на технически изисквания за изпълнение на поръчките (при необходимост), изискващи наличието на специфични компетенции или за възлагането им от външен консултант;
10. отговорник/отговорници за сключване на договорите.
(5). При одобряване от страна на директора на възлагането на поръчката по този ред, същият издава заповед, в която потвърждава възлагането на поръчката по реда на чл. 14, ал. 5 от ЗОП, мотивира и с фактическите основания на избора на този ред, определя лицата, с които да се сключи договор или да се да се поканят за подаване на ценова оферта, определят и отговорни лица за сключването на договора, както и в приложимите случаи и лица, които да упражняват и контрол върху изпълнението на договора.
(6) При неодобряване на предложенията за избор на изпълнител на поръчката, по преценка на директора на училището могат да бъдат събрани една или повече ценови оферти. В случай на повече от една ценова оферта, изпълнителите на обществените поръчки се определят с протоколи за класиране на ценови оферти, съставени от длъжностни лица, определени със заповеди на директора на училището.
(7) Изготвените проекти на договори за обществени поръчки на стойност по чл. 14, ал. 5, т. 1 от ЗОП, ведно с предложенията за възлагане на поръчката, представените ценови оферти от изпълнителите, протоколите по ал. 9 (при наличие на такива) се представят на правния консултант, определен от училището, за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност и съгласуване на проектите на договори.
(8) При възлагане на периодично повтарящи се обществени поръчки за доставки или услуги предложенията за избор на изпълнител на поръчката се представят на директора на училището най-малко 14 календарни дни преди изтичане на сроковете на договорите със същия предмет (в случай че има сключени такива) или преди сключване на новите договори.
(9) След подписване на договорите същите се регистрират в деловодната система на училището от отговорните лица.
(10) Копия от сключените договори се представят на финансовата контрола на училището и на определените със заповеди на директора длъжностни лица или комисия за извършване на контрол върху изпълнение на договорите.
РАЗДЕЛ VІІ.
ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ВЪНШНИ КОНСУЛТАНТИ
Чл. 56. (1) Директорът на училището, съобразно сложността и обема на обществената поръчка, може да прецени да възложи подготовката и провеждането на процедурата от външен експерт или експерти.
(2). Възлагането на външни експерти на подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки може да стане за независимо от вида на процедурата и вида на използвания ред за възлагане.
(3). Възлагането на изпълнението на външни експерти става чрез сключване на договор при спазване на изискванията на Закона за обществените поръчки.
Чл. 57. (1) В случаите на възлагане на подготовката и провеждането на процедурата на външни експерти същите изпълняват задълженията на „служител отговорник”, определени в настоящите правила.
(2) Независимо от изписаните в настоящите правила задължения в договора, подписан с външните експерти, се определя точно:
- вида и обема на изпълняваните работи;
- сроковете за изпълнението им;
- начина на приемане на изпълнените работи.
Чл. 58. Директорът на училището може да възложи изпълнението на външни експерти както на отделни етапи, така и на цялостната подготовка на процедурата, включително и етапа на оценяване, както и етапа на обжалване, ако има такъв и процедурата по сключване на договор, включително и изпращане на информация за сключения договор.
РАЗДЕЛ VІII.
ПОДДЪРЖАНЕ НА ПРОФИЛА НА КУПУВАЧА
Чл. 59 (1) Настоящият раздел урежда създаването и поддържането на профил на купувача, който представлява обособена част от електронната страница на училището или от друг интернет адрес, за който е осигурена публичност.
(2) С този раздел се определя редът, по който се извършва публикуването на документи в профила на купувача, в случаите, определени със ЗОП.
(3) Профилът на купувача представлява самостоятелна единица от електронната страница на училището.
(4) Директорът на училището със своя заповед определя лицето, отговорно за поддържане профила на купувача.
(5) Определеното лице за поддържане профила на купувача актуализира публикуваните данни в предвидените по ЗОП срокове или ако няма такива – ежемесечно до пето число.
(6) Отговорникът за всяка една обществена поръчка обезпечава изискванията на чл. 22б от ЗОП, като, без да се нарушават приложими ограничения във връзка с обявяване на чувствителна търговска информация и правилата на конкуренцията, в профила на купувача се публикуват всички документи, посочени в т. 1 – 21 на чл. 22б, ал. 2 от ЗОП, когато са приложими в зависимост от вида на обществената поръчка.
(7) Сроковете за публикуване на профила на купувача са съгласно чл. 22б, ал. 4 от ЗОП
(8) Времето за съхранение на информацията, публикувана на Профила на купувача е съгласно чл. 22б, ал. 5 и ал. 6 от ЗОП.
(9) Директорът със своя заповед определя лице, отговорно за провеждането на обществени поръчки в училището, като му разписва конкретни права и отговорности.
(10) Лицето по ал. 9 от настоящите вътрешни правила, ръководейки се от планираните обществени поръчки за съответната календарна година, докладва на директора за всяка предстояща процедура;
(11) В деня на публикуване на тръжната документация в РОП на АОП лицето по ал. 9 с приемно-предавателен протокол я предава на лицето по ал. 5, което също я публикува в профила на купувача най-късно на следващия работен ден по реда и начина, определени в настоящия раздел.
(12) Лицето по ал. 9 веднъж годишно докладва на директора на училището за състоянието на профила на купувача.
ГЛАВА ЧЕТВЪРТА.
КОНТРОЛ ВЪРХУ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА СКЛЮЧЕНИТЕ ДОГОВОРИ ЗА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл. 60. (1).Контролът по изпълнение на договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществява от длъжностно лице или комисия, определени със заповед на директора за всяка обществена поръчка, за която е сключен договор.
(2). В състава на комисиите по ал. 1 задължително се включват членове от екипа по проекта, ако процедурата се възлага по проект. Състава на комисиите се предлага от ръководителя на проекта или от помощник-директора, в срок не по-късно от пет работни дни след сключване на договорите за обществени поръчки.
(4). Опредлените по реда на ал. 1 и ал. 2 длъжностни лица или комисия за контрол по изпълнение на договорите, проверяват:
- спазване на срока за изпълнение на договорите;
- всички необходими документи, отнасящи се до качественото извършване на предмета на поръчките;
- съответствието на изпълнението с изискванията по договорите – технически спецификации, изискванията за качество и количество и други параметри в зависимост от предмета и клаузите по договорите;
- срочното, точно и законосъобразно изпълнение на задълженията по договорите.
(5) За извършения контрол по изпълнение на договорите за обществени поръчки и приемане на извършената работа определените длъжностни лица или комисиите съставят протоколи/доклади, в които се описват всички недостатъци на изпълнението, ако са установени такива, и се определя подходящ срок за отстраняването им. Протоколите се подписват от упълномощени представители на изпълнителите и възложителя. Определените длъжностни лица или комисиите могат да не приемат изпълнението на договорите или която и да е тяхна част, ако тя не съответства на количествено-стойностните сметки, техническите спецификации и изискванията на възложителя.
(6) Определените длъжностни лица или комисиите за приемане на изпълнението на договорите дават становища дали на изпълнителите следва да се извършат плащания, или следва да се начислят неустойки за неизпълнение на договорите.
Когато комисиите дадат становища да се начислят неустойки, поради неизпълнение на договорите, те мотивирано посочват вида на неизпълнението.
(7) При осъществяване на контрола по изпълнение на задълженията по договорите за възлагане на обществени поръчки и при установяването на нередности лицата или председателите на комисиите, упражняващи контрол, изготвят писмени доклади до ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ, в които се посочва:
1. извършените/неизвършени до момента работи/строителство, услуги, доставки/;
2. изпълнени ли са в срок или не задълженията по договорите за обществени поръчки;
3. осъществените плащания и въз основа на кои счетоводни документи;
4. проблемите при изпълнение на поръчките.
(8) При констатиране на несъответствия или неизпълнение на клаузи от договорите, лицата или председателите на комисиите, упражняващи контрол, незабавно уведомяват в писмен вид ВЪЗЛОЖИТЕЛЯ за предприемане на необходимите действия за търесене на отговорност от изпълнителите, включително процедури за прекратяване на договорите, ако е необходимо.
Чл. 61. (1). Главният счетоводител на училището контролира финансовото изпълнение на договорите за обществени поръчки, като следи за наличието на вземания и задължения по тях, своевременно извършване на плащанията, главници, лихви, неустойки и други финансови задължения и тежести и текущото осчетоводяване на задълженията и разходите по договорите. Той се счита за уведомен за сключването на договорите от момента, в който положи подписа си за съгласувал в договорите.
(2). Гл.счетоводителят отговаря за изпълнението на финансовите клаузи на договорите за обществени поръчки, финансирани със средства от Европейския съюз, като следи за наличието на вземания и задължения по тях, своевременно извършване на плащанията, главници, лихви, неустойки и други финансови задължения и тежести и текущото осчетоводяване на задълженията и разходите по договорите. Той се счита за уведомен за сключването на договорите от момента, в който положи подписа си за съгласувал в договорите.
Чл. 62. Преди изготвянето на предложения за откриване на процедури за възлагане на обществени поръчки финансовата контрола на училището осъществява предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задълженията. След сключване на договорите за обществени поръчки финансовата контрола на училището осъществява контрол за законосъобразност на разходите във връзка с изпълнение на договорите.
Чл. 63. (1) Плащанията по договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществяват в предвидените в тях срокове, след представяне и проверка на необходимите документи, посочени в договорите, както и представяне на документите, удостоверяващи изпълнението предмета на договорите.
(2) При изплащане на суми по договори за обществени поръчки извършените работи (доставените стоки или извършените услуги) следва да се доказват с първични платежни и разходооправдателни документи. При строителство към първичните платежни документи се прилагат количествено-стойностни сметки, Актове обр.19, анализи и първични платежни документи, доказващи количеството и единичната цена за вложените материали. Към документите следва да се прилагат и Приемо-предавателни протоколи, подписани от изпълнителите и отговорните длъжностни лица или определените комисии от директора на ОУ“ Св.П. Хилендарски“ гр. Казанлък, приели работата по обектите, доставените стоки или извършените услуги, предмет на обществените поръчки.
Чл. 64. След приключване на изпълнението на договорите гаранциите за изпълнение се освобождават само след писмено становище на длъжностните лица или председателите на комисиите, извършили контрол по изпълнението .
Чл. 65. (1) При констатиране на неизпълнение на клаузи на договорите за обществени поръчки лицето, упражняващо контрол, незабавно уведомява директора и правния консултант на училището, които предприемат необходимите действия за търсене на отговорност от контрагентите, включително и процедура по прекратяване на договора при наличие на съответни предпоставки за това.
(2) Указанията на директора и становището на правния консултант са задължителни за отговорните за контрола лица.
Чл. 66. (1) След приключване на изпълнението по договора, гаранцията за изпълнение се освобождава само след писмено становище на лицето, извършвало контрол по изпълнението на договора.
Чл. 67. (1) Лицето, упражняващо контрол по изпълнението на договора, изготвя досие, в което прилага всички документи, кореспонденция и др. съставени по време на изпълнението на договора. В тридневен срок след неговото приключване досието, ведно със становището за освобождаване на гаранцията за изпълнение, и опис на всички документи се предава на служителя отговорник за изпращане на информацията за изпълнения договор и архивиране на досието.
(2). Лицето, упражняващо контрол по изпълнение на договора, в срок от 1 ден уведомява отговорника и му предоставя всички изготвени по време на изпълнението на договора документи и информации по чл. 22б, ал. 1 от ЗОП за публикуването им в профила на купувача в предвидените от ЗОП срокове.
ГЛАВА ПЕТА.
СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА НА ВЪЗЛОЖЕНИТЕ ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
РАЗДЕЛ І.
ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕТА НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл. 68. (1) Служителите отговорници, определени със заповеди на директора да проведат конкретна процедура, изготвят досие за всяка обществена поръчка, в което се прилагат всички документи, съставени от откриване на процедурите до сключване на договорите.
(2) Досиетата на процедурите за възлагане на обществени поръчки по реда на чл. 14, ал. 1 и ал. 3 от ЗОП съдържат всички създадени в хода на процедурата документи, подредени хронологично.
(3) Определеното със заповед на директора длъжностно лице или комисия за извършване на контрол по изпълнението на договора за обществена поръчка и до неговото приключване изготвя досие по изпълнение на договора. В досието се прилагат всички документи, удостоверяващи изпълнението на договора и кореспонденцията между ВЪЗЛОЖИТЕЛ и ИЗПЪЛНИТЕЛ. Досието по настоящата алинея се предава на “служител отговорник” в едноседмичен срок от приключване на изпълнението по договора за прилагане към досието по ал. 2.
(4) Досието на обществена поръчка, възложена чрез публична покана по реда на глава осма “а” от ЗОП, се изготвя от отговорното длъжностно лице, определено в Предложението за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка и трябва да съдържа следните документи:
1. предложение за възлагане на обществена поръчка по реда на глава осма “а” от ЗОП;
2. заповед за одобряване на поканата, за публикуване на съобщение за поканата в печатни издания (при необходимост) и изпращането й до избрани от възложителя лица при възлагане на обществени поръчки чрез публична покана по реда на глава осма „а” от ЗОП;
3. покана по образец на АОП;
4. образци на документи;
5. придружителни писма за изпращане на поканата до избрани от възложителя лица;
6. получените оферти, ведно със пликовете и всички документи в тях;
7. регистър на подадените оферти за участие в избор на изпълнител за възлагане на обществена поръчка по реда на глава “осма” а от ЗОП;
8. заповед за определяне на комисия за получаване, разглеждане и оценка на офертите при възлагане на обществени поръчки по реда на глава осма „а” от ЗОП, когато лицата не са определени със заповедта за определяне на условията за поканата;
9. декларации по чл. 35, ал. 1, т. 2, 3 и 4 от ЗОП на длъжностните лица по чл. 101г от ЗОП;
10. протокол за разглеждане, оценка и класиране на офертите;
11. изискуемите документи по чл. 101е, ал. 2 от ЗОП за сключване на договор;
12. договор за възлагане на обществена поръчка;
13. опис на всички документи съдържащи се в досието;
14. други относими документи.
РАЗДЕЛ ІІ.
СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОСИЕТАТА С ДОКУМЕНТАЦИЯТА НА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ
Чл. 69. До изтичане на сроковете за подаване на офертите за участие в процедурите цялата документация по подготовката на процедурите се съхранява от служителя отговорник.
Чл. 70. По време на работата на комисиите цялата документация, свързана с откриване и провеждане на процедурите, заедно с постъпилите оферти, се съхранява от председателите на комисиите, които носят отговорност за нейното съхранение.
Чл. 71. След приключване на работата на комисиите, досиетата с цялата документация, свързана с откриване и провеждане на процедурите, заедно с постъпилите оферти (предложения и протоколите/докладите) на комисиите се предават на Ръководителя на съответния проект или на служител отговорник за допълнение и съхранение до изтичане на срока за изпълнение на договорите.
Чл. 72. Директорът на училището със заповед определя ръководителите на проекти (помощник-директорите или други длъжностни лица), които отговарят за съхранението, движението и пълнотата на досиетата на обществените поръчки. При необходимост от ползване на архива отговорните лица следят за отразяване на движението на досиетата, като попълват Регистри за движението на документите от досиетата на обществените поръчки и следят за връщане на досиетата. В регистрите се отбелязват дата, име на служителя/длъжностното лице и какви документи се ползват от досиетата. След връщане на досиетата регистрите се прилагат към тях.
Чл. 73. (1) След приключване изпълнението на договорите за обществени поръчки досиетата на обществените поръчки се описват, архивират и предават с протоколи от техническия секретар или ръководителя на проекта на лицата, отговорни за съхранението, движението и пълнотата на досиетата на обществените поръчки, където се съхраняват в съответствие със сроковете, определени в чл. 58а, ал. 6 и чл. 101ж от ЗОП.
(2) Досието с всички документи, свързани с възлагане на обществена поръчка по чл.14, ал. 1 и ал. 2 от ЗОП, се съхранява от лицата по ал. 1 за срок четири години след приключване изпълнението на договора
(3) Досието с всички документи, свързани с възлагане на обществена поръчка чрез публична покана по реда на глава осма “а” от ЗОП, се съхранява от лицата по ал. 1 за срок три години след приключване изпълнението на договора.
Чл. 74. Всички лица, които са съставили и/или получили документи, свързани с възлагането на обществените поръчки, са длъжни да ги предоставят на служителя отговорник за окомплектоване на досиетата.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1. (1) Контролът по изпълнение на настоящите правила се осъществява от директора на училището или помощник-директора.
(2) Контролът по прилагане на всички изискуеми документи в досиетата на обществените поръчки и спазване на настоящите правила относно попълване и прилагане на приложенията към правилата се осъществява главния счетоводител и финансовата контрола.
§2. Настоящите вътрешни правила са изготвени и съобразени до измененията на Закона за обществените поръчки , обнародвани в ДВ бр. 40 от 13.05.2014г.
§3. Настоящите правила представляват отворена система и подлежат на актуализация и допълване, както при последващи изменения на ЗОП, така и при установяване в процеса на тяхното действие на нужда от промяна, с цел постигане на оптимално разпределение на отговорностите и задълженията и постигане на максимална степен на законосъобразност на провежданите процедури.
|